Exchange Online’da Kurumsal Mail İmzası Nasıl Eklenir?

Exchange Online’ın en kullanışlı özelliklerinden biri, tüm şirket çalışanları için standart mail imzalarını merkezi olarak yönetebilmenizdir. Bu rehberde, Exchange Online üzerinden kurumsal mail imzası eklemeyi adım adım anlatacağız.

 

Neden Exchange Online ile Mail İmzası?

• Tüm çalışanlar için tutarlı kurumsal imaj
• Merkezi yönetim ile zamandan tasarruf
• Departmana göre özelleştirilmiş imzalar
• Otomatik güncelleme imkanı
• Mobil cihazlarda da tutarlı imza görünümü

Adım Adım Kurulum

1. Exchange Admin Center’a giriş yapın
2. Mail Flow > Rules bölümüne gidin
3. “+” ikonuna tıklayarak yeni kural oluşturun
4. “Apply disclaimers” seçeneğini seçin
5. Kuralın uygulanacağı koşulları belirleyin (örn: Dahili/Harici e-postalar)
6. HTML imza kodunu ekleyin
7. “Fallback” seçeneğinde “Wrap” seçin
8. Öncelik sırasını belirleyin ve kaydedin

<div style="font-family: Arial, sans-serif; font-size: 10pt; color: #333333;">
    <p style="margin-bottom: 10px;">
        <strong>%%FirstName%% %%LastName%%</strong><br>
        %%Title%% | %%Department%%<br>
        <span style="color: #666666;">%%CompanyName%%</span>
    </p>
    
    <p style="margin-bottom: 10px;">
        <img src="https://sirketiniz.com/logo.png" alt="Şirket Logo" style="height: 50px;"><br>
        Tel: %%PhoneNumber%%<br>
        E-posta: %%Email%%
    </p>
    
    <p style="font-size: 8pt; color: #999999; border-top: 1px solid #cccccc; padding-top: 10px;">
        Bu e-posta gizli bilgiler içerebilir. Yanlışlıkla size ulaştıysa lütfen göndericiyi bilgilendirin ve e-postayı silin.
    </p>
</div>

İmza Değişkenleri

Exchange Online’da aşağıdaki değişkenleri kullanabilirsiniz:

• %%FirstName%%
• %%LastName%%
• %%Title%%
• %%Department%%
• %%Email%%
• %%PhoneNumber%%
• %%Company%%
• %%StreetAddress%%
• %%City%%

Özelleştirme İpuçları

1. Farklı departmanlar için farklı imzalar oluşturabilirsiniz
2. Harici ve dahili e-postalar için ayrı imzalar tanımlayabilirsiniz
3. Pazarlama kampanyalarına göre banner ekleyebilirsiniz
4. Sosyal medya ikonları ekleyebilirsiniz

Dikkat Edilmesi Gerekenler

• İmza boyutu e-posta trafiğini etkileyebilir, optimum boyutta tutun
• Harici kaynaklı görseller güvenlik duvarlarına takılabilir
• Mobil görünümü test etmeyi unutmayın
• Düzenli olarak değişkenlerin doğru çalıştığını kontrol edin

Sonuç

Exchange Online ile mail imzası yönetimi, BT departmanlarının iş yükünü azaltırken kurumsal imajınızın tutarlı kalmasını sağlar. Üstelik merkezi yönetim sayesinde tüm güncellemeler anında tüm kullanıcılara uygulanır.

Profesyonel kurulum ve özelleştirme için bizimle iletişime geçebilirsiniz.